V14 serisi programlarımızın Personel yönetimine Personel devam kontrol yönetimi başlıklı menü eklenmiştir. Bu menüde sunulan ekran ve raporlar ile amacımız; işletmelerin çalışma saatleri (vardiyaları) baz alınarak çalışanlarının işe giriş ve çıkışlarının takibini yapabilmek ve bu çalışma saatlerine bağlı olarak çalışma performanslarını dolayısıyla kazançlarını değerlendirebilmektir. Programlarımız çalışanların vardiya fazlasını ve çalışanlara gösterilecek vardiya toleransını dikkate alacak şekilde yapılandırılmıştır. Bu amaçla ilgili menüye hem bilgi girişi, hem de bilgilerin izlenmesi açısından birçok ekran, rapor ve grafik ekranı eklenmiştir.

Vardiya sistemine göre çalışan firmalar personel takibi için nasıl bir yol izlemelidir?

• Bu menüden öncelikle işletmelerin çalışma saatleri (vardiyaları) programa tanıtılmalıdır. Bu tanımlamalarda birbiri ile ilişkili olan Takvim tanıtım kartı (111923), Takvimli vardiya takip formu (111924) ve Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranlarından yapılacaktır.
• Vardiya tanıtım kartı (111922) ekranından işletmelerin çalışma saatleri (vardiyaları) programa girilecektir. Bu ekrandaki en önemli detay Personel devam kontrol detayları sayfasıdır ki bu sayfada çalışanların vardiya dışı fazla mesailerinin hangi kazanca yazılacağı ve çalışana gösterilecek vardiya toleransının ne kadar olacağı belirtilecektir. Çünkü maaşlar hesaplanırken bu bölümden girilen detaylar baz alınacak ve mesailer belirlenen sürelere göre hesaplanıp belirlenen kazanca yansıtılacaktır. Örneğin işletmenizde mesai saatlerinin 09:00 ile 18:00 arasında olduğunu düşünelim ve personelinizin de çalışma saatini 19:30’da bitirdiğini varsayalım. İşte bu 1,5 saatlik çalışma fazlalığı ilgili ekranın Vardiya fazlası ek kazanç alanından seçilen Ek kazanca aktarılacaktır. Vardiya toleransı olarak da çalışanlara 15 dk. süre verildiğini düşünelim. Bu durumda ilgili personel işe 09:00’da değil de 09:15’de başlasa dahi hesaplamalarda 09:00 işe başlama saati baz alınacaktır.
• Takvim tanıtım kartı ve Takvimli vardiya takip formu (111924) ekranından da tanımlanan vardiyaların hangi günler için geçerli olacağı programa girilecektir. Dolayısıyla program seçilen günler için mesai hesaplamasını yapacaktır.
• Vardiya takvimlerinin tanımlanmasından sonra belirlenmesi gereken en önemli detay personelin hangi takvime göre çalışacağının programa girilmesidir. Bu belirleme de Personel yönetiminin Sistem parametreleri menüsünde yer alan Çalışma/Ek kazanç/Sosyal yardım tanımları (116112) ekranındaki Takvim kodu alanından yapılacaktır. Dolayısıyla personelin tüm hesaplamaları bu alandan seçilen takvim kodunun baz aldığı vardiya tanımına göre yapılacaktır. Yani Personel puantaj kartları (112100) ekranından personel seçildiğinde otomatik olarak o dönemki çalışma bilgileri puantaj ekranına yansıtılacaktır. Bu da seçilen takvim koduna göre gerçekleşecektir. Aynı puantaj hesaplamaları Personel devam kontrol toplu puantaj işlemleri (112205) ekranından da toplu şekilde gerçekleştirilecektir.
• Personel devam kontrol giriş (111920) bölümünden çalışanların işe başlama ve bitiş saatleri ayrıntılı olarak sisteme girilecek ve bu bilgiler ışığında vardiya hesaplamaları yapılacaktır.
Personel devam yönetimi (111925) ekranından belirtilen zaman aralığında seçilen personelin ne kadar çalıştığı ne kadarlık bir ücreti hak ettiği ve ne kadarlık bir ek kazanç kazandığı ayrıntılı olarak izlenebilecektir.
• Personel devam kontrol (Chart) (111926) ekranı ile personelin çalışma zaman aralığı grafik bazında izlenecek bunun yanı sıra personelin vardiya bilgilerine ulaşılabilecektir.
• Personel devam text import (111928) ekranından da personelin devam ve çalışma bilgileri bizim belirlediğimiz formatta hazırlanmış dosyalardan programa aktarımı yapılacaktır.
• Personel devam listesi (111921) ve Personel devam kontrol raporu (111927) ile çalışanların işe giriş ve çıkışları toplu olarak listelenecek dolayısıyla hangi personel ne zaman işe başlamış ve ne zaman işi sonlandırmış sorularına cevap bulunabilecektir.