Sanal Ofis Nedir? Avantajları Nelerdir?

Sanal ofisler, uzaktan çalışanlar veya fiziksel bir ofis alanı kiralamadan bir iş adresine sahip olmak isteyenler için ideal olabilir. Bu ofisler profesyonel sokak adresleri, konferans salonları ve hatta resepsiyon hizmetleri sağlayabilir ve ayrı bir ofis alanı kiralamaktan daha ucuza mal olabilir.
Küçük bir işletmeniz varsa veya esnek bir ofis alanına ihtiyacınız varsa, sanal ofisin ne olduğunu öğrenmek, ihtiyacınız olup olmadığını belirlemenize yardımcı olabilir. Bu yazıda sanal ofisin ne olduğunu, sanal ofis kullanmanın unsurlarını ve sanal ofislerin faydalarını ve zorluklarını tartışıyoruz.

Sanal Ofis Ne Demektir?

Sanal ofis, fiziksel bir adresi olmayan ve genellikle iletişimsel ve işbirliğine dayalı bir ortam sunan bir ofis alanıdır. Herhangi bir şirket veya kişi, gerektiğinde sanal bir ofisi kullanabilir. Bazı sanal ofisler, gelişmiş rezervasyonlar veya bir kira sözleşmesi gerektirebilir. Çalışanlar, işyeri dışındaki uzak konumlardan projeler veya görevler üzerinde çalışmak için sanal bir ofis kullanabilir.
Uzaktan çalışanları olan şirketler, düşük bütçeli şirketler veya toplantılara ev sahipliği yapmak için ortak çalışma alanı arayan küçük işletmeler için harika bir seçenek olabilir.

Sanal Bir Ofisin Unsurları Nelerdir?

Sanal ofisler bağımsız binalar olarak yer alabilir veya bir dizi küçük ofis içerebilir. Bazı sanal ofisler, işbirliği için masaların bulunduğu açık konseptli bir ofis alanına bile sahip olabilir. Sanal bir ofis, doküman yönetim sistemleri, masalar ve yazıcılar dahil olmak üzere çalışanların gerçek bir ofiste bulabilecekleri tüm olanakları içerebilir.

Sanal Ofis Kullanmadan Önce Nelere Dikkat Edilmelidir?

Sanal ofis alanını güvence altına almak istiyorsanız, mevcut seçenekleri araştırmanız önemlidir. Sanal ofis kiralamadan önce dikkat etmeniz gerekenler:

Konum

Sanal ofis, posta için fiziksel bir konum içerdiğinden, şirketinizin nerede olmasını istediğinizi düşünün. Evinizin yakınında veya sık seyahat ettiğiniz bir yerde, örneğin müşterileri ziyaret ettiğiniz büyük bir şehir gibi bir yerde ofis seçmeye karar verebilirsiniz.
Kiralanan konferans odası alanında yüz yüze toplantılara ev sahipliği yapmanız gerekip gerekmediği dikkat etmeniz gereken detaylardandır.

Ofis Ekipmanları ve Kolaylıklar

Yüksek hızlı interneti olan bir ofis alanına, bilgisayarları takmak için birkaç elektrik prizine ve toplantılar için atıştırmalıklar veya şişe sular için ek cihazlar veya mutfak alanına ihtiyacınız olabilir.
Fiziksel konumu ne sıklıkla ziyaret edebileceğinizi ve günlük işleriniz için hangi kolaylıkların gerekli olduğunu düşünün.

Mobilya İhtiyaçları

Bazı işletmeler sanal ofisin içerdiği mobilyaları kullanmak isterken, bazıları ise mekana kendi kişisel tarzlarını eklemek isteyebilir.
Örneğin, bir tasarım ajansı, marka değerlerini toplantılara yansıtmak için dekora daha fazla yaratıcılık katmak isteyebilir. Mobilyalar ve getirebilecekleriniz hakkında daha fazla bilgi edinmek için sanal ofis alanlarını gezin.

Sağlanan Hizmetler

Bazı sanal ofisler, özel bir telefon hattına veya fiziksel bir adrese sahip bir posta kutusuna sahip resepsiyon hizmetleri içerebilir.
Ne sıklıkla posta alabileceğinizi veya sevkıyat ve sipariş karşılama veya resepsiyon hizmetlerine ihtiyacınız olup olmadığını düşünün. Sanal ofis kiralamanın birkaç avantajı olsa da, her birinin farklı teklifleri vardır.

Ücretlendirme

Bazı sanal ofisler, ofis alanını güvence altına almak için günlük, haftalık veya aylık ücretlere sahip olabilir. İşletmenizin alanını bu sanal konumda tutmak için sözleşmeler olabilir.
Üyelik ücreti varsa, maliyetlerin bu yerde iş yapmak için faydalı olup olmadığını düşünün.

Sanal Ofislerin Faydaları

Sanal ofislerin sağladığı avantajlar şu şekilde sıralanabilir:

Daha Düşük Maliyetler

Bir şirket, daha uygun fiyatlı olabileceğinden sanal ofisler kurarak ofis maliyetlerinden tasarruf edebilir. Küçük bir işletme veya girişimci, bir ofisin tamamını kiralamaları gerekmediğinden sanal bir ofis, maliyetleri düşük tutmaya yardımcı olabilir. Bunun yerine sanal bir ofis alanı kiralayabilir ve başkalarıyla paylaşabilirler. Bu, yüksek masraflara maruz kalmadan profesyonel bir iş varlığını sürdürmeye yardımcı olur.

Kısalan Yolculuk Süreleri

Sanal bir ofisle, çalışanların işe gidip gelmeleri gerekmeyebilir. Bu, zamandan tasarruf etmeye ve daha iyi bir iş-yaşam dengesi sağlamaya yardımcı olur. Ayrıca araç veya nakliye maliyetlerinde zamandan ve paradan tasarruf edebilirsiniz.

Esneklik

Sanal ofisler, çalışanlara birden fazla erişim seçeneği sunarak, çalışma tarzlarına ve yaşam tarzlarına en uygun olanı seçmelerine olanak tanır.
Sanal ofisler, evden çalışma veya gerektiğinde sanal bir ofis alanını ziyaret etme esnekliği sağlar. Bazı çalışanlar, yaratıcılığa ve işbirliğine ilham vermek için çalışma ortamlarını sık sık değiştirerek üretkenliği artırabilir.

Network

Sanal ofisler, evde veya geleneksel bir ofis alanında bulunmayabilecek kaynaklara, bilgilere ve network fırsatlarına erişim sağlar.
Örneğin, bazı sanal ofislerde kartvizitleri paylaşmak veya diğer çalışanları selamlamak için bir resepsiyon alanları vardır. Bu alanların verimli kullanımı şirket networkünüzü geliştirebilir.

Profesyonellik

Sanal ofisler, işinize ve projelerinize güvenilirlik katar. Sanal ofis, telefon yanıtlama hizmetlerine ve teslimatlarına izin veren profesyonel bir iş adresidir. İşletmenizin profesyonel bir şirketin tüm unsurlarına sahip olmasını sağlayarak, toplantılarda veya müşterilere daha profesyonel görünebilirsiniz.

Sanal Ofislerin Dezavantajları

Sanal ofislerde çalışanların basit çözümlerle çözebilecekleri birkaç zorluk olabilir. Sanal ofislerde karşılaşılan yaygın dezavantajlar şu şekildedir:

Yüz Yüze Görüşme Eksikliği

Sanal ofisler, alan sıkıntısı olan küçük işletmeler için harika bir çözümdür. Şirketlerin harcamalarını kısmaları için uygun fiyatlı bir yol. Bununla birlikte, sanal ofislerin zorluklarından biri, yanlış anlamalara ve üretkenlik kaybına yol açabilecek yüz yüze etkileşimlerin olmamasıdır.
Bu sorunu çözmek için işverenler konferans odası alanı ayırabilir ve projeleri doğrulamak ve açık iletişim için bir yer sunmak için personeli haftalık toplantılara davet edebilir.

Kısıtlı Kullanılabilirlik

Birden fazla işletme ofis alanını paylaştığı için bazı sanal ofislerin kullanılabilirliği sınırlı olabilir. Kullandığınız sanal ofis alanında hizmetlerini rezerve etmiş çok sayıda müşteri varsa, uygun bir konferans odası bulmakta zorlanabilirsiniz.
Birden fazla işletmeyi barındıracak kadar büyük sanal ofis alanlarını araştırmayı düşünün veya herhangi bir toplantı ve konferans odasını önceden rezerve ettiğinizden emin olun.

Daha Düşük Üretkenlik Potansiyeli

Sanal bir ofis üretkenliği artırabilirken, yapı eksikliği gevşemeye yol açabilir. Birçok çalışan, fiziksel bir ofisin sağladığı disiplinle gelişir.
Verimliliğin azalmasını önlemek için, herkesin görevine devam etmesini sağlamak için şirketiniz içindeki iletişimin önemini vurgulayın. Ayrıca, her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamak için hedefler belirleyin.

Sanal Ofis Hizmeti Giderleştirilir mi?

Sanal ofis kullanmak isteyen işletmelerin en çok kafalarını kurcalayanlardan biri de sanal ofisin yasal olup olmadığı ve muhasebe açısından giderleştirilebilir olması oluyor.
Bu kapsamda sanal ofis kiralayan işletmelerin posta adresleri de gerçek şirket adresi gibi kayıtlara geçtiğinden tamamen yasal hale geliyor. Vergi dairesi başta olmak üzere diğer tüm resmî kurumlara verilebilen bu adres de kiralanmış fiziki bir ofisten hiçbir fark olmadığı anlamına gelir. Dolayısıyla giderleştirme ve muhasebe açısından herhangi bir problem teşkil etmeyecektir.