Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Ne İşe Yarar?

e-İmza sistemine geçiş sonrasında daha da fazla önem kazanan doküman yönetim sistemleri kağıtsız bir iş akışı sağlayarak kurum içi bilgi akışını daha verimli hale getirir ve kağıt israfını ortadan kaldırır.

Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Dokümanların arşivlenmesi, taşınması, kopyalanması ve gönderilmesi için gerekli platformu sağlayan yazılımların tamamına doküman yönetim sistemi denir.
Doküman yönetim sistemi ile hard copy yani fiziki ortamdaki dokümanlar dijitalleştirilir ve indekslenir. Böylece eldeki veriler belli bir iş akışına ve yetkilendirmelere göre ilgili işletme içinde dolaşıma sokulur. Doküman yönetim sistemleri ile dijital platformdaki bilgi, belge ve dokümanların organize edilir ve kolayca yönetilir.
Ayrıca doküman yönetim sistemindeki belgelere daha hızlı erişilir ve bu sistem sayesinde gelen ve giden evrak yönetimi daha etkili şekilde yapılır. Özellikle e-imza sistemine geçiş sonrasında her işletmenin ihtiyacı olan bir yazılım ürünü olan doküman yönetim sistemleri, güvenlik açısından da önemlidir.

Neden Doküman Yönetim Sistemi Kullanmalısınız?

Kağıt üstünde klasik usullerle tutulan ve erişilen bilgi, firmalar için vakit ve nakit kaybıdır. Belgelere eksik ya da sınırlı erişime sebebiyet verip bir de üstüne vakit kaybettirerek işletmeler için hem maddi hem de manevi kayıplara, hatta prestij kaybına dahi neden olabilir.
Bugünün rekabetçi koşulları, bilgiye kolay erişimi mecbur kılıyor. Doküman yönetim sistemleri ile gelen ve giden evrak, müşteri yazışmaları, tüm kurumsal formlar, elektronik ortamda kolayca tutulur, zahmetsizce erişilir ve verimliliği artırarak iş ve karar alma süreçlerini hızlandırır.

Doküman Yönetim Sistemleriyle Neler Yapabilirsiniz?

Bunlar, yapabileceklerinizden sadece bazıları:

Metin Arama

DYS ile metin arama motorunu kullanarak tüm belgelerin içinde başlık ve içeriğe göre detaylı aramalar yapabilirsiniz. Dilerseniz bu aramaları sonrası için de saklayabilirsiniz.

Arşiv

Bu özelliği, belgeleri açmak, saklamak ve geriye dönük kullanım tarihçesini görmek için kullanabilirsiniz.

İş Akışı

İşletme içi evrak akışını hızlandıran iş akışlarını ön koşullarla oluşturabilirsiniz.

Sürüm Kontrolü

Versiyon kontrol ile sistemden yetki dahilinde yapılmış doküman giriş ve çıkışlarını görüp kontrol edebilir, yapılan değişik, güncelleme ve silinmeleri tespit edebilirsiniz. Bu özellikle gerekince eski versiyona da dönebilirsiniz.

Organizasyon

Dokümanlarınızı, bilgisayar ortamındaki gibi kolayca yönetebilirsiniz.

Belge Etiketleme

Bu özellik ile belgeye ait indeks bilgileri ile dokümanları etiketleyebilir, kolayca kategorizasyon yapabilirsiniz.

Belge İlişkilendirme

Bu özellik, belgelerin birbiri ile ilişkilendirilmesini sağlayarak mantıksal grup bütünlüğü oluşturur Böylece bir belge üzerinden DYS içindeki tüm ilişkili dosya ve dokümanlara ulaşabilirsiniz.

Endeksleme

Bu özellik ile taranmış dosyaları düzenlenebilir ve aranabilir belgeler haline dönüştürebilirsiniz.

Metaveri Girişi

Aynı konu ile ilgili belgeler için aranabilir meta verilerini veya etiketleri otomatik olarak DYS’ye ekleyebilirsiniz.

Kullanıcı Rolleri

Farklı kullanıcılara farklı güvenlik düzeyleri için farklı yetki ve erişim hakkı verip bu izinleri yönetebilirsiniz.

İzlenen Klasörler

Belli bir ağ klasörüne düşen belgeleri otomatik olarak DYS kütüphanesine taşıyabilirsiniz.

e-Posta Bildirimi

Kullanıcıların bir belgede yaptığı değişikliği diğer başka bir kullanıcıya ya da kullanıcı grubuna bildirim niteliğinde bir e-posta ile haber verebilirsiniz.

Sanal Klasörler

DYS içinde sanal klasörler açıp farklı konulara ait dokumam tutabilir ya da başkalarıyla paylaşabilirsiniz.