e-Fatura Dizaynı Nasıl Yapılır?

Kağıt faturalarda firmaların kendilerine has tasarımlarını ve kişiselleştirmelerini görebiliyorduk. e-Dönüşüm ile birlikte birçok belgede olduğu gibi faturalar da elektronik hale geldi. Yaşanan dijital dönüşüm, firmaların siyah beyaz faturalara özgünlük katmalarına engel teşkil edecek mi?
Tabii ki hayır. Bu yazımızda e-Fatura tasarımı nasıl yapılır, olmazsa olmazlar nelerdir, nelere dikkat edilmelidir gibi konulara değineceğiz.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen, Vergi Usul Kanunu (VUK) gereği içerisinde bir faturada yer alması gereken bilgilerin yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin yine GİB üzerinden gerçekleştirildiği, kağıda basılmayan, tüm işlemlerinin dijital ortamda yapıldığı elektronik belgedir.
Tamamen dijital ortamda oluşturulup kesilen e-Fatura, bir e-Fatura kesim programı kullanılarak kolayca hazırlanabilir.

e-Fatura Programı Nedir, Ne İşe Yarar?

e-Fatura programları, dijital şekilde fatura kesmenize, göndermenize ve arşivlemenize imkan tanıyan yazılımlardır. e-Fatura programları;

• Çıktı alma, kargolama gibi vakit kaybettiren işlemleri ortadan kaldırarak operasyonları hızlandırır.
• Aynı işlemlerin yarattığı mali yükten kurtarır.
• Muhasebe süreçlerini pratikleştirir.
• Personel için zaman tasarrufu sağlar.
• Çevreyi korur.
• Mobilite kazandırır.
• Kıymetli evrakı kaybolma ve tahrip olma riski olmaksızın uzun yıllar güvenli şekilde saklar.
• Tahsilatları hızlandırır.
• Belgelerde yapılan hataları en aza indirir.
• İç ve dış denetimi kolaylaştırır.
• Firmayı uluslararası finansal standartlara hazır hale getirir.

e-Fatura Tasarımı Nasıl Yapılır?

Elektronik bir belge olan e-faturalar XML olarak adlandırılan bir format ile oluşturulur. Diğer farklı araçlar da kullanarak HTML formatına çevrilir.
e-Fatura portalında ya da özel entegratörünüz vasıtası ile e-Fatura’nızı oluşturabilirsiniz. e-Faturanızı oluştururken hazır formatlardan faydalanmanız da mümkündür.
Bir diğer seçenek ise kendi markanıza uygun fatura tasarımını oluşturmaktır. Bu süreç diğerlerinden daha uzun olsa da markanıza ait bir faturaya sahip olmak oldukça ayrıcalıklıdır. Firmanız için özel bir fatura tasarlamak için öncelikle XML formatında oluşturulmuş e-Fatura’nız olması gerekir. Daha sonra faturayı görüntüleyebilmek için HTML formatına çevirmelisiniz.

XSLT Nedir?

Faturanızı yeni formata dönüştürecek kodlama diline XSLT denir. Firmanıza özgü bir fatura tasarımı oluşturabilmek için bir XSLT diline hakim olmanız gerekir.

e-Fatura Tasarımı Yaparken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Herhangi bir belge düzenlerken öncelikle dikkat edilmesi gereken noktalar tabii ki yasal düzenlemeler ve sınırlardır. Fatura dizaynınızda izin verilen ölçüde kişiselleştirmeler yapılabilir. Faturanın yasal olarak geçerli olabilmesi için gerekli olan firmanızın, müşterinizin bilgilere ve diğer girdilere yer vermelisiniz.

• e-Fatura tasarımınız sürekli olarak değiştirmek istemeyeceğinizden, tasarım aşamasında dikkatli olmalısınız.
• Firmanızın bilgilerini, logosunu, ve diğer elementlerin nerelerde konumlandırılacağını dikkatle düşünmelisiniz.
• Ayrıca fatura tasarımınızın kodlanması da bir hayli önemlidir. Örneğin, hazırlayacağınız tasarım dosyasının büyüklüğü ortalama 150 KB olmalıdır. Tasarımın dönüştürülmesi esnasında yapılabilecek hatalardan kaçınılmalı ve adımlar kontrol edilmelidir.

e-Fatura Tasarımında Mutlaka Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Yaptığınız tasarımın yasal olarak e-Fatura özelliği taşıması gerekir. Bu nedenle tasarım aşamasında dikkat edilmesi gereken en önemli nokta, bulundurması zorunlu olan bilgilere dizayn içerisinde yer verilmesidir. e-Faturada bulunması zorunlu olan bilgiler şu şekildedir:

• e-Fatura düzenleyen mükellefin adı-soyadı, varsa unvanı, adresi, vergi kimlik numarası ve vergi dairesi,
• Müşterinin adı ve soyadı veya varsa unvanı, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası,
• e-Faturanın düzenlendiği tarih ve belge numarası,
• Satışı yapılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,
• Malın veya işin çeşidi, miktarı, fiyatı, tutarı, vergi oran ve tutarı,
• GİB üzerinden sorgulanabilmesi ve doğrulanabilmesi için gereken karekod veya barkod.

e-Faturanızı Kurumsal Kimliğinize Uygun Hale Nasıl Getirirsiniz?

Fatura tasarımlarında faturanızın kurumsal kimliğinize uygun olarak kişiselleştirilebilmesi için yasal olarak tanınan en önemli hak, logo eklemektir.
Firmanıza ait logonun fatura tasarımında nerede konumlandırılacağı, boyutu ve rengi de oldukça önemlidir.

• Dilerseniz elektronik faturanızı tasarlarken hazır tasarım araçları da kullanabilirsiniz. Bu şekilde hazırlayacağınız e-Fatura tasarımının ön izlemesini görüntüleyerek fikir elde etmeniz de mümkün olur. Siyah beyaz tasarımlar yerine renkli bir e-Fatura tasarımını da tercih edebilirsiniz.
• Faturanızda yalnızca size özel olacak olan bir diğer husus ise faturanıza son ödeme tarihi eklemek olabilir.
• Aynı zamanda tahsilat süreciyle ilgili bilgilendirici bir notun eklenmesi de müşterilerinizin size ne zaman ve nasıl ödeme yapmaları gerektiği ve yapmazlarsa nasıl bir süreç izleneceği hakkında bilgi sahibi olmalarını sağlar.

Mikro Yazılım ile Nasıl e-Fatura Dizaynı Yapılır?

Mikro e-Fatura dizayn özelliğini, bir e-Fatura dizayn programıolarak kullanabilir ve istediğiniz e-Fatura formatınıoluşturabilirsiniz. Online fatura tasarımı yapmak için aşağıdaki adımları takip edin.

Mikro Yazılım ile Adım Adım e-Fatura Dizaynı

1. e-Fatura tasarımı yapabilmek için önce e-Fatura portalına girmelisiniz.
2. ‘Giden’ kutusundan ‘fatura dizaynı’ bölümüne girip kullanacağınız e-Faturayı tasarlayabilirsiniz.
3. ‘Logo’ bölümünden dosya seç ile e-Faturada kullanmak istediğiniz görseli seçip ekleyebilirsiniz.
4. ‘Detaylı tasarım modu’ seçimi ile fatura içeriğini oluşturan kodlara ulaşabilirsiniz.
5. Faturada kullanmak istediğiniz alanları bu ekrandan seçerek tasarımınıza ekleyebilirsiniz.
6. ‘Resim ekle’ butonunu kullanarak e-Fatura tasarımıza logo, imza ve benzeri görseller ekleyebilirsiniz.
7. ‘Varsayılan tasarıma dön’ ile yaptığınız değişikleri iptal edip ilk e-Fatura tasarımına dönebilirsiniz.
8. ‘Tasarım yükle’ ile farklı bir e-Fatura tasarımını yükleyebilirsiniz.
9. ‘Tasarım indir’ seçeneği ile yaptığınız e-Fatura tasarımını bilgisayarınıza indirebilirsiniz.