Gider Pusulası Nedir? Nasıl Düzenlenir?

İşletmelerin belgelendirilemeyen giderleri deftere kaydedilemez. Bu durumlarda gider pusulası muhasebe kaydı sağlanır.
Bu yazıda, fatura yerine geçen gider pusulası hakkında bilinmesi gerekenleri; düzenleme süresinden stopaj oranlarına, gider pusulası yerine geçen belgelerden e-Gider pusulasına kadar güncel mevzuatıyla anlattık.

Gider Pusulası Nedir?

Defter tutmayan yani çiftçiler hariç vergi mükellefi olmayan kimselerden alınan ürün ve hizmetlerin karşılığında düzenlenen belge, gider pusulasıdır. Belgenin hukuki dayanağı Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesidir.
Gider pusulası satıcıya imzalatılır ve aslı satıcıya verilirken kopyası işletme sahibinde kalır. Satıcı gider pusulasını imzalayarak satış bedelini alır. Mesela el işi ürünleri üreten bir kimseden bir ürün alınacaksa alıcı konumundaki şirket, satıcı adına gider pusulası düzenler ve bunu muhasebe kaydına gider olarak düşer.

Gider Pusulası Ne Zaman Düzenlenir?

7338 sayılı Kanun’un Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesinde yaptığı değişiklikle gider pusulası için net bir süre tanımlandı. Belge, malın teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmek zorundadır. Bu sürede düzenlenmeyen gider pusulası hiç düzenlenmemiş sayılır ve ilgili gider, kayıtlara alınamaz.
Yedi günlük süre, işlem tarihini takip eden günden itibaren işlemeye başlar. Ödemenin ne zaman yapıldığı süreyi değiştirmez; belirleyici olan malın teslim edildiği veya hizmetin görüldüğü tarihtir.

Gider Pusulasında Hangi Bilgiler Bulunur?

Gider pusulasında bulunan bilgiler şunlardır:

• Ürün ya da hizmetin türü ve bedeli
• Alıcıya ait unvan, ad/soyadı, adres, vergi dairesi ve numarası, kaşe
• Belge seri ve sıra numaraları
• İşlem tarihi
• Hazine ve Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdik mührü
• Satıcıya ait unvan, ad/soyadı, kimlik numarası, imza
• Kesilen gelir vergisi
• Ödenen bedel (hem rakam hem de yazı ile)

Bu bilgilerden birinin eksik olması belgenin geçerliliğini tartışmalı hale getirir. Özellikle satıcının TC kimlik numarası ve imzası, incelemelerde ilk bakılan alanlardır.

Gider Pusulası Ne Zaman Kullanılır?

Gider pusulası,

• Vergiden muaf esnafla yapılan ticari işlemlerde
• Nihai tüketicilerden alınan mal ve hizmetlerde
• Telif ödemeleri ve iadelerde kullanılır.

Kimler Esnaf Muaflığına Sahiptir?

Gelir Vergisi Kanunu’na göre esnaf muafiyetinden iş yeri açmadan ticari faaliyette bulunanlar faydalanılabilir. Esnaf muaflığı kapsamına girenler gezici olarak ya da perakende ticaretle uğraşırlar. Kundura boyacıları, berberler, fotoğrafçılar, kalaycılar, musluk tamircileri, çilingirler vb. meslek mensupları esnaf muaflığına sahiptir.
Kanunda 2020’de yapılan değişiklikle kapsam genişledi. Ayrı bir iş yeri açmadan, sanayi tipi veya seri üretim yapabilen makine kullanmadan evlerinde ürettikleri malları internet ve benzeri elektronik ortamlar üzerinden satanlar da belirli koşullarla esnaf muaflığından yararlanabiliyor. Bu kişilerin Esnaf Vergi Muafiyeti Belgesi alması, satış gelirlerini banka üzerinden tahsil etmesi ve yıllık hasılat sınırını aşmaması gerekiyor. Koşulların ayrıntısını Esnaf Vergi Muafiyeti Nedir? yazımızda bulabilirsiniz.

Gider Pusulası Yerine Geçen Belgeler Nelerdir?

Gider pusulası düzenlenmesi gereken her işlemde ayrı bir gider pusulası kesilmesi gerekmez. Vergi Usul Kanunu’nun 234. maddesi, aşağıdaki belgelerin gider pusulası yerine geçtiğini belirtir:

• Ödemenin yedi günlük süre içinde banka, yetkilendirilmiş ödeme kuruluşu veya PTT aracılığıyla yapılması halinde bu kurumlarca düzenlenen belgeler
• İşlemin fatura ile belgelendirildiği durumlarda fatura
• Serbest meslek makbuzu
• Müstahsil makbuzu

Ödemenin banka üzerinden yapılması ve dekontta gerekli bilgilerin yer alması durumunda ayrıca gider pusulası düzenlenmesine gerek kalmaz. Bu, özellikle yüksek işlem hacmi olan işletmeler için belge yükünü hafifleten bir düzenlemedir.

Gider Pusulası Nasıl Alınır?

Gider pusulası şu şekilde alınır:

• Gider pusulasının düzenlenmesi için vergi dairesinden izin belgesi alınır.
• Bu izin belgesiyle birlikte noterden veya Maliye Bakanlığı anlaşmalı matbaalardan alınır.
• Yeni işe başlayacak olan şirketler işe başlamadan, kullandıkları koçanları biten işletmeler de sayfaları tamamen bitmeden gider pusulası almalıdır.
• Vergi Usul Kanunu (VUK), gider pusulasının tükenmez kalem, kopya kurşun kalem ya da bilgisayarda doldurulması gerektiğini söyler. Ayrıca sıra numaralı sayfaların yırtılmaması, tahribata uğramaması gerekir.
• Gider pusulasından iş harici sayfa koparılması muhasebe suçudur. Bu nedenle cezai yaptırıma tabidir.

Bu adımlar kağıt gider pusulası için geçerlidir. e-Gider pusulası uygulamasına dahil olan işletmelerde noter tasdiki ve matbaa baskısı gerekmez, belge doğrudan elektronik ortamda oluşturulur.

Gider Pusulası Stopaj Oranları

Stopaj bir vergilendirme biçimidir; gelir veya kurumlar vergisi kalemine tabi kazançlara uygulanır.
Gider pusulası stopaj oranları, satıcının alacağı bedelden kesilen gelir vergisi oranıdır, ürüne göre değişir. Gider pusulasında ödenecek tutar, brüt tutar ve kesilecek gelir vergisi tutarı belirlenerek saptanır. Nihai tüketici olan vatandaşlara gider pusulası düzenlense de stopaj uygulanmamaktadır.
Gelir Vergisi Kanunu’nun 94. maddesinin 13. bendinde, esnaf muaflığından yararlananlardan yapılan alımlarda uygulanacak oranlar sayılmıştır:

İşlem türü	Yasal dayanak	Stopaj oranı
Havlu, çarşaf, çorap, halı, kilim gibi el emeği ürün alımları	GVK 94/13-a	%2
Hurda, atık ve geri dönüşüm ürünü alımları	GVK 94/13-b	%2
Diğer mal alımları	GVK 94/13-c	%5
Hizmet alımları	GVK 94/13-d	%10
Nihai tüketiciden yapılan alımlar	-	Stopaj yok

Telif ödemeleri ve arızi serbest meslek kazançları farklı bentler kapsamında değerlendirilir ve bu işlemlerde uygulanacak oran değişir. Stopaj oranları dönem dönem güncellendiği için, düzenleme öncesinde GİB’in yayımladığı güncel oranların kontrol edilmesinde fayda vardır.

Gider Pusulası Nasıl Hesaplanır?

Esnaf muaflığından yararlanan bir kişiden 10.000 TL tutarında hizmet alındığını varsayalım. Hizmet alımlarında oran %10 olduğu için:

• Brüt tutar: 10.000 TL
• Stopaj (%10): 1.000 TL
• Satıcıya ödenecek net tutar: 9.000 TL

Anlaşma net tutar üzerinden yapıldıysa hesaplama tersten kurulur. Satıcının eline 10.000 TL geçmesi isteniyorsa brüt tutar 10.000 / 0,90 işlemiyle 11.111,11 TL olarak bulunur ve stopaj bu tutar üzerinden hesaplanır. Kesilen stopaj, gider pusulasını düzenleyen işletme tarafından muhtasar beyanname ile beyan edilip ödenir.

Gider Pusulasında KDV Uygulanır mı?

Esnaf muaflığı kapsamındaki kişilerin teslim ve hizmetleri Katma Değer Vergisi Kanunu uyarınca istisna kapsamındadır. Vergi mükellefi olmayan nihai tüketicilerden yapılan alımlarda da KDV doğmaz. Bu nedenle gider pusulasında genel olarak KDV hesaplanmaz.
İstisnai durum mal iadelerinde ortaya çıkar. Nihai tüketicinin satın aldığı bir malı iade etmesi halinde düzenlenen gider pusulasında, ilk satışta hesaplanan KDV gösterilir ve satıcı işletme tarafından düzeltme konusu yapılır.

Gider Pusulası, Müstahsil Makbuzu ve Serbest Meslek Makbuzu Arasındaki Fark Nedir?

Üç belge de fatura düzenleyemeyen taraflarla yapılan işlemleri belgelendirir ancak muhatapları farklıdır.

Belge	Kimden yapılan alımda kullanılır	Belgeyi düzenleyen
Gider pusulası	Vergiden muaf esnaf ve vergi mükellefi olmayan kişiler	Alıcı işletme
Müstahsil makbuzu	Defter tutmayan çiftçiler, zirai ürün alımları	Alıcı işletme
Serbest meslek makbuzu	Serbest meslek erbabı, örneğin avukat ve mali müşavirler	Hizmeti veren

e-Gider Pusulası Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı, 22 Mayıs 2026 tarihinde e-Gider Pusulası Paketi ve Teknik Kılavuzu’nu yayımladı. Böylece gider pusulası, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura gibi elektronik ortamda düzenlenip GİB sistemine iletilebilen bir belge haline geldi.
Uygulamanın tüm mükellefleri kapsayan genel bir zorunluluğu bulunmuyor. Zorunluluk, GİB’in yazılı bildirim yaptığı mükellefler için doğuyor. 1 Ocak 2026 itibarıyla ilan edilen kapsama göre uygulamaya girebilecek mükellefler ise NACE kodu 47 ile başlayan, e-Fatura mükellefi olan ve belirlenen finansal eşikleri karşılayan perakende işletmeleri.
Kapsamı, geçiş yöntemlerini ve başvuru adımlarını e-Gider Pusulası Nedir? 2026 Zorunluluğu ve Özel Entegratör ile Geçiş yazımızda ayrıntılı olarak ele aldık.

Gider Pusulası Düzenlenmezse Ne Olur?

Gider pusulası düzenlenmediğinde ya da yedi günlük süre kaçırıldığında belge hiç düzenlenmemiş sayılır. Bunun iki sonucu vardır. İlki, ödemenin gider olarak kayıtlara alınamaması ve matrahın bu ölçüde artmasıdır. İkincisi, Vergi Usul Kanunu’nun belge düzenine ilişkin özel usulsüzlük hükümleri kapsamında cezai yaptırımdır.
Stopajın eksik hesaplanması veya hiç yapılmaması durumunda ise vergi ziyaı gündeme gelir. Kesilmesi gereken vergi, gider pusulasını düzenleyen işletmeden aranır.