İşletme Hesabı Defteri Nedir? Nasıl Tutulur?

İşletme defteri veya işletme hesabı defteri, şirketlerin muhasebelerinin olmazsa olmazlarından biri. Bu yazıda işletme hesabı defterinin nasıl tutulacağına dair detayları anlattık.

İşletme Defteri Nedir?

Vergi Usul Kanunu’nun 176. maddesine göre geliri belirli bir miktardan az olan vergi mükelleflerinin, yani ikinci sınıf tüccarların tutmak zorunda olduğu deftere işletme hesabı defteri denir. İşletme defteri, muhasebede basit usul esasına göre, yani tek taraflı kayıt sistemi şeklinde tutulur.
Defterin sol kısmında işletme giderleri, sağ kısmında da işletme gelirleri yer alır. Her sayfanın ilk satırında önceki sayfadaki toplamı belirten devreden toplam satırı ve her sayfanın son satırında sayfadaki toplamı belirten toplam satırı vardır.

İşletme Defteri Neden Önemlidir?

Ön muhasebenin bir parçası olan işletme defterleri, şirket bünyesinde yer alır. Şirketin tüm girdi ve çıktılarının tek bir yerde olmasını sağladığı için muhasebe açısından şirketin mali durumunun kontrolünü sağlayan en önemli araçlardan biridir.
İşletme defteri ayrıca devlete yapılacak vergi ödemelerinin düzenli şekilde gerçekleşmesine yardım eder. Verginin eksiksiz olarak ödenmesiyle birlikte devlet görevlileri tarafından kontrolünün de belli bir standartta gerçekleşmesini sağlar. Tüzel ve gerçek kişilerin defter tutma zorunluluğu da bu yüzden vardır.
İşletme defteri eğer elde tutuluyorsa, kayıtlar Türkçe olarak ve silinmeyecek bir kalemle yazılmalıdır. Ayrıca kayıtlara fiziksel olarak zarar verilmemelidir.

Kimler İşletme Defteri Tutar?

İşe yeni başlayan tacirler ile iş hacmini aşmayan tacirler (Vergi Usul Kanunu’nun 177. maddesine göre) işletme defteri tutmakla yükümlüdür.

İşletme Hesabı Defterinin Özellikleri Nelerdir?

Vergi Usul Kanunu’nun 194. maddesine göre işletme hesabının özellikleri şunlardır:

• İşletme hesabının sol tarafında giderler, sağ tarafında ise hasılatlar bulunur.
• Sol taraftaki gider bölümüne satın alınan mal ya da yapılan hizmetlerin karşılığında ödenen veya borçlanılan paralar ve işletmeyle ilgili diğer tüm giderler yazılır.
• Hasılat bölümüne ise satılan malın bedeli ya da yapılan hizmetin karşılığı olarak tahsil edilen paralarla tahakkuk eden alacaklar ve işletme faaliyetinden elde edilen diğer bütün hasılatlar yazılır.

İşletme Defteri Nasıl Tutulur?

İşletme hesabı defteri tutarken şunlara dikkat edilmelidir:

• Önceki seneden yıldan devreden mal tutarı, yeni yılda tutulacak defterin ilk sayfasının gider bölümündeki aktarılan toplam satırına yazılmalıdır. Harcama belgeleriyle düzenlenen satış belgeleri, gider ve gelir belgeleri olarak ayrılmalı ve tarih sırasına göre dizilmelidir.
• Gider belgeleri gider sayfasına, gelir belgeleri gelir sayfasına kaydedilmelidir.
  Her satıra yalnızca tek bir belge kaydedilmelidir.
• Ticari belge üzerinde KDV ayrıca gösterilmelidir.
• KDV dahil olarak düzenlenen belgelerde, toplam tutardan vergi düşüldükten sonra kalan tutar deftere yazılır.
• Ücretler her ay sonunda ücret bordrosundaki brüt tutar üzerinden kaydedilir. SSK işveren ve işsizlik sigortası payı ayrıca gider olarak yazılır.
• Kira gideri, brüt tutardan kaydedilir.
• İşletmeye alınan demirbaş, taşıt, makine ve gayrimenkul gibi sabit değerlerin bedeli kaydedilmemeli, yalnızca sabit değerler için ödenen KDV kaydedilmelidir.
• Kaydı yapılan ticari belge üzerine “muhasebe kaydı yapıldı” ifadesi yazılmalıdır. Deftere ise kayıt numarası düşülmelidir.
• Yıl sonunda gider ve sayfası rakamları toplandıktan sonra mal sayımı yapılmalıdır.
  Envanterle bulunan mal tutarı, gelir sayfasına eklenmelidir. Böylece toplam alınarak işletmenin kâr ya da zararı hesaplanabilir.

İşletme Defteri Doldurulurken Nelere Dikkat Edilmelidir?

İşletme hesabı defteri doldururken şu noktalar önemlidir:

• İşletme defteri alınırken noter tasdikli olmasına dikkat edilmelidir.
• Evraklar kayıt tarihinden itibaren ilk 10 gün içerisinde deftere kayıt edilmelidir.
• KDV ve diğer vergi kalemleri için ayrı sayfalar açılırsa takibi kolaylaşır.
• Evrak kaydı sırasında para giriş veya çıkışlarının nakit ödeme, taksitli, veresiye ya da senet gibi farklı ödeme şekillerinde olup olmadığına bakılmamalıdır.

Elle tutulan işletme defterinde muhasebenizi etkileyecek pek çok hata yapılabilir. Gelir-gider takibinizi dijitalleştirmek için Mikro Yazılım’ın gelir-gider programı çözümlerine göz atabilirsiniz.