Savunma ve Tutanak Nasıl Hazırlanır?

İşçi ve işverenin arasındaki iş sözleşmesi feshedildiğinde karşımıza çıkan savunma ve tutanak nedir, nasıl hazırlanır? Savunma talep formu hazırlarken nelere dikkat etmek gerekir? Hangi durumlarda tutanak tutulur? Sorularınızın cevabı yazımızda…

Savunma Neden Hazırlanır?

İş sözleşmesi feshi yapılırken işçinin savunmasına ihtiyaç duyulan durumlar olabilir. Bu sayede feshin geçerli bir nedene dayanması sağlanır.
İş Kanunu’nun 18. maddesi, “Otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde en az altı aylık kıdemi olan işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesini fesheden işveren, işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin, işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmak zorundadır” ifadesini barındırır.
Bu ifadeden, geçerli nedenin nasıl bir şey olduğunu anlayabiliriz. İş Kanunu’na göre geçerli neden, işin ve iş yerinin düzenini ve faaliyetlerini olumsuz yönde etkileyen, taraflardan biri için iş ilişkisini zora sokan nedendir. Geçerli nedenin, haklı neden kadar ağır olmadığını söyleyebiliriz.

Geçerli Nedene Dayandırılan Fesih

İş Kanunu’nun 25. maddesi feshe yol açabilecek haklı nedenleri sıralar. Haklı nedene dayalı fesihte işçinin savunmasının alınması zorunluluğu bulunmaz. Ancak geçerli nedene dayalı bir fesihte çalışanın muhakkak savunması alınmalıdır.
Geçerli nedenle yapılan fesihte İş Kanunu’nun 18. maddesi ya işçinin yeterliliği veya davranışından kaynaklı bir sebebin olması gerektiğini ya da iş yerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan bir nedenin bulunması gerektiğini belirtir. Geçerli nedenle yapılan fesihte işçinin savunması alınmazsa, fesih haksız olur ve işe iade davası işçi lehine sonuçlanır.
İş Kanunu, 19. maddede ”Hakkındaki iddialara karşı savunmasını almadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez.” der.

Savunma Talep Formu (Savunma İstem Yazısı) Nedir?

İşveren, çalışanından yazılı savunma talep etmek için “Savunma talep formu” hazırlar. Bu formda işveren, kendisine tutanakla aktarılmış olayı belirtir ve işçiden iddialara karşılık vermesini ister.
Savunma talep formu, bir bildirim niteliğinde olduğu için personele imza karşılığı teslim edilir. Çalışan, el yazısı ile savunma talep formuna cevaben savunmasını yazar ve imzalar. Savunma talep formunda, personele savunmasını hazırlayıp iletmesi için bir süre verilir. Bu süre makul olmalıdır.
Eğer işçi yazılı savunma vermek istemezse, imzadan imtina ettiği de bir tutanakla tespit edilmelidir. İşveren ya da vekili bu durumu tutanakla tespit edip bir veya iki şahitle imza altına alır. Bu durumda ilgili uyarı ya da ihtar, işçiye iadeli taahhütlü mektup veya noter vasıtasıyla tebliğ edilebilir.

Tutanak Nedir?

Tutanak, belgelenmesi gereken durumu tespit edenlerin hazırladığı ve imzaladığı belgeye denir.

Tutanak Nasıl Hazırlanır?

Tutanak hazırlanırken şu adımlar izlenebilir:

• Tutanağa tarih ve saatle başlayıp belge yine tarih ve saatle bitirilmelidir.
• Tutanaklarda mümkünse 2 şahit (yoksa 1) olmalıdır.
• Tutanaklar kağıdı temiz, yazı okunur olmalıdır.
• Tutanak kağıdın tek yüzüne yazılır. Birden fazla sayfaya ihtiyaç varsa üst kısma sayfa numarası eklenmelidir.
• Her sayfa, tutanağı tutan kişi ya da kişiler tarafından paraflanır.
• Tutanak elle tutulacaksa tek kalemle, tek kişi tarafından yazılır. Dilenirse bilgisayarda da hazırlanabilir.
• Tutanakların vuku bulan olay ile aynı gün içinde yazılmalıdır. Sebep işe devamsızlık ise, ilgili personel şahitlerin yanında telefonundan aranıp neden işe gelmediği sorulmalıdır. Personel verdiği yanıt eksiksiz şekilde tutanağa yazılmalıdır.
• İşe devamsızlık sebebiyle tutulan tutanaklar her gün için ayrı ayrı tutulmalıdır. Birden fazla gün süren devamsızlıklar tek evrakta gösterilmez.

Personel kontrolünü daha etkin bir şekilde yönetebilmek için Mikro Yazılım Personel Devam Kontrol Programı kullanabilir, çalışanlarınızın giriş-çıkış zamanları ve devamsızlıklarını kolaylıkla takip edebilirsiniz.