Savunma ve Tutanak Nasıl Hazırlanır?

İşçi ve işverenin arasındaki iş sözleşmesi feshedildiğinde karşımıza çıkan savunma ve tutanak nedir, nasıl hazırlanır? Savunma talep formu hazırlarken nelere dikkat etmek gerekir? Hangi durumlarda tutanak tutulur? Savunma talebi KEP adresi ile gönderilebilir mi? Sorularınızın cevabı yazımızda…

Savunma Neden Hazırlanır?

İş sözleşmesi feshi yapılırken işçinin savunmasına ihtiyaç duyulan durumlar olabilir. Bu sayede feshin geçerli bir nedene dayanması sağlanır.
İş Kanunu’nun 18. maddesi, “Otuz veya daha fazla işçi çalıştıran işyerlerinde en az altı aylık kıdemi olan işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesini fesheden işveren, işçinin yeterliliğinden veya davranışlarından ya da işletmenin, işyerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan geçerli bir sebebe dayanmak zorundadır” ifadesini barındırır.
Bu ifadeden, geçerli nedenin nasıl bir şey olduğunu anlayabiliriz. İş Kanunu’na göre geçerli neden, işin ve iş yerinin düzenini ve faaliyetlerini olumsuz yönde etkileyen, taraflardan biri için iş ilişkisini zora sokan nedendir. Geçerli nedenin, haklı neden kadar ağır olmadığını söyleyebiliriz.

Geçerli Nedene Dayandırılan Fesih

İş Kanunu’nun 25. maddesi feshe yol açabilecek haklı nedenleri sıralar. Haklı nedene dayalı fesihte işçinin savunmasının alınması zorunluluğu bulunmaz. Ancak geçerli nedene dayalı bir fesihte çalışanın muhakkak savunması alınmalıdır.
Geçerli nedenle yapılan fesihte İş Kanunu’nun 18. maddesi ya işçinin yeterliliği veya davranışından kaynaklı bir sebebin olması gerektiğini ya da iş yerinin veya işin gereklerinden kaynaklanan bir nedenin bulunması gerektiğini belirtir. Geçerli nedenle yapılan fesihte işçinin savunması alınmazsa, fesih haksız olur ve işe iade davası işçi lehine sonuçlanır. Yargıtay’ın yerleşik içtihadına göre bu usul eksikliği, feshin dayandığı neden ne kadar haklı olursa olsun tek başına geçersizlik sonucu doğurur.
İş Kanunu, 19. maddede “Hakkındaki iddialara karşı savunmasını almadan bir işçinin belirsiz süreli iş sözleşmesi, o işçinin davranışı veya verimi ile ilgili nedenlerle feshedilemez.” der.

Savunma Talep Formu (Savunma İstem Yazısı) Nedir?

İşveren, çalışanından yazılı savunma talep etmek için “Savunma talep formu” hazırlar. Bu formda işveren, kendisine tutanakla aktarılmış olayı belirtir ve işçiden iddialara karşılık vermesini ister.

• Savunma talep formu, bir bildirim niteliğinde olduğu için personele imza karşılığı teslim edilir.
• Çalışan, el yazısı ile savunma talep formuna cevaben savunmasını yazar ve imzalar.
• Savunma talep formunda, personele savunmasını hazırlayıp iletmesi için bir süre verilir. Bu süre makul olmalıdır.
• Eğer işçi yazılı savunma vermek istemezse, imzadan imtina ettiği de bir tutanakla tespit edilmelidir. İşveren ya da vekili bu durumu tutanakla tespit edip bir veya iki şahitle imza altına alır. Bu durumda ilgili uyarı ya da ihtar, işçiye iadeli taahhütlü mektup veya noter vasıtasıyla tebliğ edilebilir.

Savunma Talebi KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile Gönderilebilir mi?

24 Temmuz 2025 tarihli ve 32965 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 7555 sayılı Kanun’un 23. maddesiyle İş Kanunu’nun 109. maddesi “Yazılı veya elektronik bildirim” başlığıyla yeniden düzenlendi. Bu değişiklik, savunma talep formu ve tutanak süreçlerini doğrudan etkiliyor:

• Savunma talep yazısı artık KEP ile gönderilebilir. İşçinin bu yönde önceden yazılı onayı bulunması ve bir KEP hesabının olması şartıyla, savunma istem yazıları, ihtar bildirimleri ve disiplin süreçlerine ilişkin diğer yazışmalar Kayıtlı Elektronik Posta üzerinden yapılabilir. KEP gönderimi, gönderim ve teslim tarihini kanıtlayan hukuki delil niteliği taşır.
• Fesih bildirimi bu kapsamın dışındadır. İş sözleşmesinin feshi sonucunu doğuracak bildirimler, kanun gereği her hâlde yazılı yapılmak zorundadır. KEP üzerinden gönderilen bir fesih bildirimi geçerli sayılmaz.
• İmza vermeyi reddetme durumu değişmedi. Yazılı bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir — bu, önceki uygulamayla aynı, ancak artık kanun metninde açıkça yer alıyor.
• KEP maliyeti işverene aittir. Sistemin kurulumu ve kullanımına ilişkin tüm giderler işveren tarafından karşılanır. Pratikte bu, işverenlerin savunma talep sürecini hızlandırmak için KEP altyapısı kurabileceği, ancak fesih aşamasında hâlâ ıslak imzalı/yazılı bildirime ve gerektiğinde tutanağa dönmesi gerektiği anlamına gelir. İşçiden KEP onayı alınacaksa bu onayın, elektronik bildirimlerin savunma, ihtar ve benzeri süreçler için geçerli olacağını açıkça belirten yazılı bir metinle (örneğin iş sözleşmesine ek bir protokolle) alınması önerilir.

Tutanak Nedir?

Tutanak, belgelenmesi gereken durumu tespit edenlerin hazırladığı ve imzaladığı belgeye denir.

Tutanak Nasıl Hazırlanır?

Tutanak hazırlanırken şu adımlar izlenebilir:

• Tutanağa tarih ve saatle başlayıp belge yine tarih ve saatle bitirilmelidir.
• Tutanaklarda mümkünse 2 şahit (yoksa 1) olmalıdır.
• Tutanaklar kağıdı temiz, yazı okunur olmalıdır.
• Tutanak kağıdın tek yüzüne yazılır. Birden fazla sayfaya ihtiyaç varsa üst kısma sayfa numarası eklenmelidir.
• Her sayfa, tutanağı tutan kişi ya da kişiler tarafından paraflanır.
• Tutanak elle tutulacaksa tek kalemle, tek kişi tarafından yazılır. Dilenirse bilgisayarda da hazırlanabilir.
• Tutanakların vuku bulan olay ile aynı gün içinde yazılmalıdır. Sebep işe devamsızlık ise, ilgili personel şahitlerin yanında telefonundan aranıp neden işe gelmediği sorulmalıdır. Personelin verdiği yanıt eksiksiz şekilde tutanağa yazılmalıdır.
• İşe devamsızlık sebebiyle tutulan tutanaklar her gün için ayrı ayrı tutulmalıdır. Birden fazla gün süren devamsızlıklar tek evrakta gösterilmez.
  

  Tutanağın Hukuki Geçerliliği ve Delil Niteliği Nedir?

  
  Tutanak, hazırlanış şekli doğru olduğu sürece aksi ispatlanana kadar geçerli kabul edilen resmi bir belgedir. Ancak her tutanak otomatik olarak güçlü bir delil sayılmaz. Yargıtay, somut bilgi içermeyen, yorum ve tahminlere dayanan tutanakları geçerli kabul etmemektedir.

Bir tutanağın mahkemede delil değeri taşıması için:

• Tek taraflı olmamalıdır. Yalnızca işveren tarafından düzenlenen bir tutanak her zaman hazırlanabileceğinden, mahkemeler tek taraflı tutanaklara itibar etmez. Olaya tanık olan kişilerin imzası ve mümkünse yazılı beyanı alınmalıdır.
• Somut ve objektif olmalıdır. Yorum, tahmin veya soyut ifadeler yerine, olayın kim, ne zaman, nerede, nasıl gerçekleştiğine dair açık bilgiler içermelidir.
• İşçiye bildirilmiş olmalıdır. Tutanak tutulan işçiye durum hakkında bilgi verilmesi ve savunmasının alınması, tutanağın işe iade davalarında işveren lehine güçlü bir delil haline gelmesini sağlar.

İşveren kayıt tutma yükümlülüğünü yerine getirmezse ispat yükü işçiye geçmez; ancak taraf beyanları çeliştiğinde Yargıtay, kayıt tutmayan işveren aleyhine ve işçi lehine yorum ilkesini uygulayabilir.

Personel Kaç Tutanakla İşten Çıkarılır?

Uygulamada sıkça duyulan “üç tutanakla işten çıkarma” ifadesi, İş Kanunu’nda yer alan bir kural değildir. Kanunda tutanak sayısına dair herhangi bir eşik bulunmaz.
Fesih kararında belirleyici olan, tutanak adedi değil:

• Olayın niteliği ve ağırlığı — işyeri düzenini ne ölçüde bozduğu,
• Delillerin gücü — tutanağın usulüne uygun, tanıklı ve somut bilgilerle hazırlanmış olması,
• İşçinin geçmiş performansı ve önceki uyarı kayıtları.

Nitekim işveren, tek bir tutanakla dahi geçerli veya haklı nedenle fesih yapabilir — yeter ki olay, iş ilişkisinin sürdürülmesini makul ölçüde imkânsız kılacak ağırlıkta olsun ve tutanak usulüne uygun tutulmuş olsun. Tersine, onlarca zayıf ve tekil tutanak da tek başına geçerli bir fesih nedeni oluşturmayabilir.

---

Personel kontrolünü daha etkin bir şekilde yönetebilmek için Mikro Yazılım Personel Devam Kontrol Programı kullanabilir, çalışanlarınızın giriş-çıkış zamanları ve devamsızlıklarını kolaylıkla takip edebilirsiniz.
Mikro Personel Devam Kontrol Programı