e-Defter Saklama Nedir? Nasıl Yapılır?
e-Dönüşüm, devletin son dönemde en çok yoğunlaştığı alanlardan biri haline geldi. Özellikle sağladığı birçok avantaj nedeniyle hem devlet hem de vatandaş açısından oldukça kullanışlı olan e-dönüşüm uygulamalarının kapsamı geçtiğimiz her sene daha da artırıldı.
e-Dönüşüm kapsamında, eğer e-Defter mükellefliği söz konusuysa matbu defterden e-Defter’e geçiş yapılması bir zorunluluk halini aldı. Vergi Usul Kanunu kapsamında uygulamanın zorunlu tutulması nedeniyle, geçiş yapılmaması durumunda şirketlere cezai yaptırımlar uygulanabilir. Bütün bunlar, e-Defter saklama konusunu gündeme getirerek e-Defter nasıl saklanır sorusunu doğuruyor. İşte detaylar!
e-Defter Nedir?
e-Defter; temelde büyük defter ve yevmiye defterinin yeni, modern, dijital halidir. Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu kapsamında şirketlerin tutması zorunlu kılınır. e-Defter uygulaması ile birlikte, ilgili defterlere dair kayıtların elektronik olarak hazırlanması, saklanması ve denetlenebilmesi mümkün hale geldi.
Matbu yani kağıt formdaki ilgili defterlerle benzer sistemle çalışan e-Defter, vergi mükellefi firmaların tüm parasal hareketlerini kayıt altına almak üzere kurulmuştur.
e-Defter Beyan Zorunluluğu Nedir?
e-Defter beyanıyla ilgili zorunluluk da yine defter-i kebir ve yevmiye defterinde olduğu gibi yapılması zorunlu tutulan ibrazlardandır.
Güncel olarak, e-Defter uygulaması ile beraber gelen yenilikle birlikte, defter içeriklerinin Gelir idaresi Başkanlığı’na ibraz edilmesine gerek kalmadı. Bu, muhasebe kayıtlarının tamamının kuruma gönderilmesinin gerekmediği anlamına geliyor. Belgelerin tamamı yerine, kayıtların özeti olarak ifade edilen “berat” adlı belge dizini kuruma iletilir.
e-Defter uygulamasında mükelleflerin dikkat etmesi gereken en önemli detay belgenin, GİB tarafından belirlenen formatta ve standartlarda hazırlanmasıdır. Bu kriterler sağlandığı takdirde, belge matbu formata getirmeye gerek duymadan kayıt altına alınır. Belgenin sistemin kurulumunda da değişmez olduğu ve kaynak güvenilirliği teyit edilir. Teyit işlemleri için elektronik imza ve mali mühür gibi uygulamalardan faydalanılır.
e-Defter’e Geçiş Zorunluluğu Hakkında Detaylar
e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu olan mükelleflerin e-faturaya geçiş süresi içinde e-Defter’e geçme zorunluluğu da bulunur.
- TTK’nın 397. maddesinin 4. fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi şirketler, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren, 2020 ve takip eden yıllarda; bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler de şartların sağlandığı yılı izleyen yılın başından itibaren e-Defter’e geçmek mecburiyetindedir.
- e-Fatura sistemine zorunlu dahil olan tüm mükellefler, 2018 veya sonraki yıllarda cirosu 5 milyon TL’yi aşan mükellefler, bağımsız denetime tabi şirketler 1 Ocak 2020’den itibaren e-Defter sistemine geçtiler.
- Bununla birlikte bilanço esasına göre defter tutan, gerçek ve tüzel kişiler de e-fatura kullanıcısı olmasalar bile e-Defter uygulamasından faydalanabilir.
- Tüzel kişilerin e-Defter kullanabilmek için 397 sıra numaralı VUK Genel Tebliği’ndeki belirlemelere göre e-fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olması yeterli.
- 2022 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL olan firmalar 2025 yılında edeftere geçecek.
- 2024 yılı yasal defterlerin tasdiki, aralık ayı içinde yapılacak.
e-Defter Nasıl Saklanır?
e-Defter uygulaması, işletmelere getirdiği kolaylıklar nedeniyle birçok işletmenin gözdesi olmayı şimdiden başarmıştır. e-Defter saklama işleminde takip edilmesi gereken adımlar, e-defter uygulaması için kullandığınız program bilgisayara indirildikten sonra sistem tarafından belirtilir.
Eğer e-Defter saklama için Mikro Yazılım programlarından yararlanıyorsanız, ilgili bütün detaylar için Buluo’daki e-Defter Saklama Programını Nasıl Kurabilirim? yazımıza göz atabilirsiniz.
e-Defter Saklama Ücreti Ne Kadardır?
e-Defter saklama ücreti de merak edilen konular arasındadır. e-Defter saklama ücretleri seçilen e-defter saklama programına ve özel entegratöre göre değişkenlik gösterir. Bilinen ve kaliteli hizmetler sunan entegratörlerin tercih edilmesi verilerin güvenliği açısından tavsiye edilir.
Mayıs 2024 İtibarıyla Yürürlüğe Giren e-Defter Mevzuat Değişiklikleri
21.05.2024 tarihinde Resmi Gazete’de yayımlanan ve Hazine ve Maliye Bakanlığı ile Ticaret Bakanlığı tarafından hazırlanan tebliğ uyarınca e-defter mevzuatında pek çok yeni değişiklik yapıldı. Bu değişiklikleri şöyle özetleyebiliriz:
- Her ayın son günü olan e-Defter gönderim süresi, bir sonraki ayın 10’una kadar uzatılmıştır.
- Aylık yükleme tercihi yapan mükellefler, ilgili ayı takip eden dördüncü ayın 10’uncu günü sonuna kadar yükleme yapabilecektir.
- Geçici vergi dönemleri bazında yükleme tercihi yapan mükellefler, elektronik defter ve berat dosyalarını geçici vergi beyannamesinin verileceği ayı izleyen ayın 10’uncu günü sonuna kadar yükleyebileceklerdir.
- 22 Mayıs 2024 tarihinden itibaren e-Defter ve berat dosyaları eş zamanlı olarak Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Sistemine yüklenmelidir.
- e-Defter ve berat dosyaları aynı paket içinde olmalı ve yükleme işlemi sırasında teknik kontrollerden geçmelidir.
- 22 Mayıs 2024 tarihinden sonra gönderilecek e-Defter dosyalarında asıl defterler de bulunacağından, GİB ikincil kopya uygulamasına gönderilmesine gerek kalmayacaktır.
- 22 Mayıs 2024 tarihinden önce gönderilen defterler, ikincil kopya uygulaması ile GİB’e gönderilmelidir.
Mükelleflerin her biri için ayrı mali mühür alma zorunluluğu kaldırılmıştır. - Gönderim aşamasında mali mühür takıp çıkarma işlemleri müşavir veya uyumlu yazılım firması tarafından yapılabilecektir.
- Muvafakatname verme ve iptal etme işlemleri Dijital Vergi Dairesi üzerinden gerçekleştirilebilecektir.
