e-Arşiv ile e-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

e-Fatura ve e-Arşiv, hem günlük hayatımızın hem de profesyonel süreçlerimizin bir parçası. Çevreci olduğu, faturalama süreçlerini hızlandırdığı, işletmelerin fatura başına maliyetini düşürdüğü ve e-Dönüşüm sürecine adaptasyonunu kolaylaştırdığı için e-Fatura ve e-Arşiv uygulamaları artık birer ihtiyaç.
Peki e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki farklar neler? İçerikleri, amaçları ve kullanıcıları açısından nasıl değişiklikler söz konusu? Yazımızda bu soruları cevaplayacağız.

e-Fatura Nedir?

e-Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve gönderilen faturalara verilen isimdir. Geleneksel kağıt faturaların yerine geçen ve Vergi Usul Kanunu’nda tanımlanan bir fatura türüdür. e-Fatura, vergisel açıdan yasal bir belge olarak kabul edilir ve işletmeler arasındaki ticari işlemleri düzenlemek için kullanılır.

e-Fatura Kimlere Zorunludur?

2026 yılı başı itibarıyla kâğıt faturalar tarihe karışıyor!
12 Kasım 2024 tarihli ve 32720 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No:509)'nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No:573) ile:
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler tarafından düzenlenecek faturalar, 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren faturanın tutarı fark etmeksizin e-Arşiv olarak düzenlenmek zorunda.

Yani artık tutar fark etmeksizin hiçbir fatura matbu olarak kesilmeyecek, e-Arşiv fatura olarak düzenlenecek.

Peki, bu durum öncesinde kimler e-Fatura kesmekle yükümlüydü?
Vergi Usul Kanunu 509 No’lu Genel Tebliğ’de Değişiklik Yapılmasına Dair 535 No’lu Tebliğ kapsamında 2023 yılında e-Fatura’ya geçiş şartları şöyle belirlenmişti:

• Brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler,
• Gerek kendi internet siteleri gerekse de platformlar üzerinden e-Ticaret faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Gayrimenkul inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Motorlu taşıt, inşa, imal, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılarının 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 Bin TL ve üzeri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.

E-Arşiv Fatura Kimlere Zorunludur?

2026 yılı için belirlenen şartlar kapsamında, tutarı ne olursa olsun kesilen bütün faturalar e-Arşiv fatura olarak düzenlenecek.
1 Ocak 2025 - 31 Aralık 2025 tarihleri arasında, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına dahil olmayan mükellefler tarafından düzenlenecek faturaların vergiler dahil toplam tutarı 3.000 TL’yi aşması durumunda bu faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunluydu.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura’dan hangi yönleriyle ayrılır?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasında bazı önemli farklar bulunur. Bunlardan bazıları şu şekilde özetlenebilir:

• E-Arşiv Fatura; e-Fatura kapsamı dışındaki firmalara ve son kullanıcılara düzenlenir.
• E-Arşiv Faturalar için, GİB’e takip eden gün saat 24.00 e kadar hazırlanacak bir rapor ile bilgi verilir. e-Fatura’da faturalar alıcısına GİB üzerinden iletildiği için ayrıca bir raporlama yapılmaz.
• e-Arşiv Fatura hem e-posta üzerinden hem de kağıt çıktı aIınarak alıcısına iletilebilir. e-Fatura, Gelir İdaresi sistemi üzerinden alıcının e-Fatura sistemine iletilir.
• e-Fatura’da UBL-TR formatı zorunluyken e-Arşiv’de istenilen format kullanılabilir.

e-Arşiv ve e-Fatura’nın Saklama Süreleri Nasıl Farklılık Gösterir?

e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin saklama süreleri Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu’na göre belirlenir
e-Arşiv belgeleri için saklama süresi genellikle 10 yıl olarak belirlenmiştir. e-Fatura belgelerinin saklama süresi ise fatura tarihinden itibaren başlar ve genellikle 10 yıl dır, ancak bazı durumlarda 5 yıla kadar düşebilir. Bu süreler, yasal düzenlemelerde belirtilen minimum saklama süreleridir ve işletmeler bu süreler boyunca belgeleri muhafaza etmekle yükümlüdür.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’nın Ortak Avantajları Nelerdir?

e-Arşiv Fatura ve e-Fatura’nın avantajlarını şöyle sıralayabiliriz:

• Elektronik faturalar, yazıcı ve kargo gibi operasyonel süreçleri ortadan kaldırır ve-Fatura başına maliyeti azaltır.
• Her iki uygulama da oldukça pratik olduğu için muhasebe süreçlerini kısaltır ve maddi hatalardan arındırır.
• Veri ve belgelere erişim süresini kısaltır, arşivleme maliyetini düşürür.
• Hızlanan faturalama süreci sayesinde nakit akışını hızlandırır.
• Toplam iş yükünü azaltıp verimliliği artırır.
• İşletmeleri iç ve dış denetime uygun ve uluslararası finansal standartlara uyumlu hale getirir.
• Her iki uygulama da kağıt kullanımını azalttığı için çevre dostudur.

e-Arşiv ve e-Fatura Uygulamalarında Güvenlik Nasıl Sağlanır?

e-Arşiv ve e-Fatura belgeleri gönderenin kimliğini doğrulayan bir elektronik imza ile imzalanır. Bu elektronik imza, belgenin bütünlüğünü ve doğruluğunu garanti eder. Belgeye yapılan herhangi bir müdahale veya değişiklik tespit edilebilir.
Ayrıca, belge içeriği ve iletişim süreci güvenli bir şekilde şifrelenir. Şifreleme yöntemleri kullanılarak verilerin yetkisiz erişime karşı korunması sağlanır. Bu sayede, belgelerin doğru alıcıya ulaşması ve veri güvenliği sağlanır.
e-Arşiv ve e-Fatura uygulamalarında veri merkezi güvenliği de büyük önem taşır. Veriler, güvenli bir veri merkezinde depolanır ve yedeklenir. Veri merkezleri fiziksel ve dijital güvenlik önlemleriyle korunur. Bu önlemler arasında sıkı erişim kontrolü, güvenlik duvarları, güvenlik yazılımları ve izleme sistemleri bulunur.