Muavin Defter Nedir? Muavin Defter Örnekleri

Muavin defter”, muhasebe dünyasında “yardımcı defter” ya da uluslararası literatürdeki karşılığıyla “subsidiary ledger” veya “auxiliary book” olarak tanımlanan bir kayıt sistemidir. Muavin defteri ile ilgili tüm detaylar yazımızda.

Muavin Defter Nedir?

Muavin defter; büyük defter - defter-i kebir içinde yer alan hesapların her biri için, hareketlerin daha ayrıntılı bir biçimde izlendiği yardımcı defterdir.
Muhasebe muavin defter nedir sorusuna cevap olarak şunu akılda tutmak gerekir ki büyük defterdeki bir hesabın bakiyesi özet olarak gösterilirken; muavin defter, o hesaba ait tarihler, fiş numaraları, açıklama, borç, alacak tutarları, bakiye gibi detayları içerir.
Resmi olarak tutulması zorunlu bir defter değildir; ancak muhasebe kayıtlarının daha ayrıntılı izlenmesini sağlar ve işletmeye şeffaflık kazandırır.

Muavin Defter Neden Tutulur?

Muavin defter ne demek, birlikte inceledik. Şimdi muavin defter kullanmanın sebeplerine göz atalım:

• Büyük defterde yer alan hesap hareketlerinin detaylarını görmek, bilanço analizlerini desteklemek için idealdir.
• Muhasebe hatalarını ve uyuşmazlıkları önleyebilir çünkü bu defter sayesinde kayıtlar net ve düzenli olur.
• Cari hesap ekstresiyle çakışmalar yaşandığında muavin defter esas alınabilir.
• e-Fatura veya ERP programları aracılığıyla otomatik olarak oluşturulabilir.

Muavin Defter Tutarken Dikkat Edilmesi Gereken Noktalar

Muavin defteri tutarken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar şunlardır:

• Yevmiye fişlerine dayalı kayıt yapılmalı; her işlem borç, alacak, tarih, açıklama, fiş/işlem numarası detaylarıyla eksiksiz girilmelidir.
• İşlemler günlük olarak veya en geç 10 günü geçmeyecek şekilde kaydedilmelidir. Bordro, yevmiye fişi gibi belgelere dayanmayan kayıtlar 45 gün içinde deftere aktarılmalıdır.
• Defter TL cinsinden tutulduğu gibi, ihtiyaç varsa dövizli işlemler için Döviz Türü, Borç(Döviz), Alacak(Döviz) kolonları kullanılmalıdır. Kur değerlemeleri yapılırken TCMB döviz alış kuru kullanılmalıdır.
• Dönem başlangıç/bitiş tarihi, para birimi, alt hesaplar ve toplam‑toplam sıralaması gibi filtreler doğru belirtilmelidir. Bu özellikleri yanlış kullanmak muavin defterin güvenilirliğini zayıflatabilir.
• Ticari borçlar, alacaklar, avanslar gibi hesaplarda yazılı mutabakatlar düzenli olarak yapılmalı; muavin defter kayıtları bu mutabakatlarla uyumlu olmalıdır.

Muavin Defter Nasıl Hazırlanır?

Muavin defter hazırlama adımlarını şöyle sıralayabiliriz:

• Takibi yapılacak hesapı ya da hesap grubunu belirleyin.
• İzlemek istediğiniz tarih aralığını (başlangıç ve bitiş tarihi) seçin.
• Her işlem için yevmiyeye dayalı olarak tarih, fiş/serinin türü ve numarası, açıklama, ve borç‑alacak tutarlarını eksiksiz şekilde kaydedin. Bu kayıtlarda silme yerine düzeltme yöntemi kullanılmalıdır.
• Eğer birden çok iş ortağına (örneğin farklı müşteriler ya da satıcılar) isabet eden işlemler varsa, her biri için alt hesaplar tanımlanır.
• Alt hesap bakiyeleri periyodik olarak büyük defterdeki kontrol hesabıyla kıyaslanmalı, uyumsuzluk varsa düzeltilmelidir.
• Rapor başlangıcında önceki dönemlerden kalan devreden bakiye dahil edilir.
• Muavin defteri görüntülendiğinde; her satır için tarih, fiş tipi/numarası, hesap kodu, açıklama, borç, alacak ve bakiye gibi ayrıntılar yer almalıdır.
• Rapor, Excel’e aktarılarak veya PDF/paper çıktısı alınarak saklanmalıdır.
• Alt hesap bakiyelerinin toplamı büyük defter kontrol hesaptaki bakiyeyle eşleşmeli; eşleşmiyorsa kayıtlar üzerinde kontrol yapılmalıdır.

Muavin Defterde Hangi Bilgiler Yer Alır?

Bu bilgiler şunlardır:

• Tarih: Her işlemin yevmiye fişine ait tarihi, işlem sırayla listelenir.
• Belge/Fiş Numarası ve Türü: İşlemin ait olduğu belge (fatura, serbest belgesi vb.), fiş veya seri numarası açıkça belirtilir.
• Açıklama: İşlemin mahiyetini ve karşı taraf bilgisini net anlatan kısa açıklamalar yer alır.
• Borç ve Alacak Tutarları: Her işlem için borçta veya alacakta olan tutar yer alır; borç ve alacak kalemleri ayrı ayrı gösterilir.
• Bakiye: İlgili işlem sonrası geçerli bakiye tutarına yer verilir; bir önceki bakiye ile birlikte net kalemler gösterilir.
• Alt Hesap Bilgileri: Alt hesaplarda takip edilen her cari/müşteri/tedarikçi için hesap bazında hareketler ayrı ekstralar halinde tutulur. Her alt hesap kendi hareketlerini gösterir ve bunların toplamı kontrol hesabıyla uyumlu olmalıdır.

Muavin Defterinde Borç ve Alacaklar Nasıl Gösterilir?

Muavin defter raporlarında her satır; tarih, fiş numarası, açıklama, işletmeye ait hesap adı/kodu gibi bilgilerle birlikte gelir. Her işlem satırında borç (Dr) ve alacak (Cr) sütunları ayrı olarak yer alır, hangi yöne işlem yapıldığı net şekilde gösterilir.
“Borç Alacak Bakiye” kolonu ile bir önceki işlemden gelen bakiye ile bu işlem sonrası bakiye arasındaki fark otomatik hesaplanır

Dövizli İşlemler

Eğer sistemde döviz işlemleri varsa, satırda ayrıca şu kolonlar yer alabilir:

• Döviz Türü
• Borç (döviz)
• Alacak (döviz)

Tarih	Fiş No / Belge No	Açıklama	Borç (₺)	Alacak (₺)	Bakiye (₺)
01.07.2025	Fiş‑123	Müşteri tahsilatı (Firma A)		5.000,00	‑5.000,00 (Alacak)
02.07.2025	Fiş‑124	Yeni satış (Firma A)	3.000,00		‑2.000,00 (Alacak)

Muavin Defter Hangi İşletmelerde Kullanılır?

Muhasebe bilgi sistemi karmaşıklaştıkça çok sayıda müşteri veya tedarikçi ile işlem yapan şirketlerde muavin defter özel önem taşır:

• Tüm ticaret şirketleri (anonim, limited, kollektif vs.), birinci sınıf tüccar olarak bilanço esasına göre defter tutmak zorundadır. Böyle işletmeler muavin defteriyle her hesabın ayrıntılı hareketini izleyebilir.
• Hem üretim hem hizmet sektöründe, çok sayıda borçlu ya da alacaklı hesabı olan; büyük işlem hacmi bulunan firmalar muavin defteriyle kontrollü kayıt tutar. Böylece alt hesaplar ile üst (kontrol) hesap arasında mutabakat sağlanabilir.
• Mikro veya basit usulde vergilendirilen küçük işletmeler için muavin defteri genelde gerekli değildir. Çünkü işlem hacmi azdır ve alt hesap bazlı takibi gerektirmez. Ancak iş hacmi, cari hesap ilişkileri veya muhasebe ihtiyacı artarsa bu tür işletmeler de muavin defteri kullanmayı tercih edebilir.

Muavin Defterin Yasal Zorunlulukları Nelerdir?

Türkiye’de muavin defteri yasal olarak doğrudan zorunlu tutulmaz. Ancak yine de bazı yasal hususlar söz konusu:

• VUK ve Ticaret Kanunu kapsamında, tacirler için zorunlu olan defterler arasında yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri yer alır; yardımcı defter (muavin defter) bu zorunlu defterler kapsamında doğrudan yasayla belirtilmemiş olsa da, işlem kayıtlarının sistemli takibi için bu defterlerin destekleyici parçasıdır.
• Muavin defter gibi yardımcı defterlerde yer alan kayıtların tevzi kaynağı olarak yevmiye fişlerinden gelmesi beklenir; yani asıl zorunlu defter düzenine uygun kayıt yapısı etkili olmalıdır.
• Vergi Usul Kanunu’nun Madde 219’a göre işlemler en geç 10 gün içinde muhasebe kayıtlarına geçirilmelidir. Muhasebe fişi gibi belgelerle yapılan kayıtlar ise, 45 günü geçmeden ilgili deftere intikal etmelidir.
• Fiziki ortamda defter tutuluyorsa, sayfaların sırası bozulamaz, ciltten koparılamaz, silinti-kazıntı yapılamaz; kayıtlar mürekkepli kalemle ve eksiksiz olmalıdır. Elektronik defter uygulayan işletmelerde ise, VUK Genel Tebliğlerine uygun şekilde elektronik defter oluşturulmalı, mali mühür ya da güvenli elektronik imza ile berat oluşturulmalı ve kayıtlar okunabilir şekilde muhafaza edilmelidir.

Muavin Defter Örneği

Örnek bir kayıt tasarlayacak olursak:

Tarih	Belge No	Açıklama	Borç (TL)	Alacak (TL)	Bakiye (TL)
01.07.2025	FTR2025/001	Mal Satışı	5.000,00		5.000,00
05.07.2025	TAHS2025/002	Tahsilat		2.000,00	3.000,00
10.07.2025	FTR2025/003	Mal Satışı	3.000,00		6.000,00

Muavin Defter ile Yevmiye Defteri Arasındaki Farklar Nelerdir?

Yevmiye defteri ile muavin defter arasındaki farkları şöyle özetleyebiliriz:

Muavin Defter ile Yevmiye Defteri Arasındaki Farklar

Özellik	Muavin Defter	Yevmiye Defteri
Amacı	Hesapların detaylı izlenmesini sağlar.	Tüm işlemlerin tarih sırasıyla kaydedilmesini sağlar.
Yasal Zorunluluk	Doğrudan zorunlu değildir, yardımcı defterdir.	Vergi Usul Kanunu’na göre tutulması zorunludur.
Kayıt Şekli	Aynı hesabın alt detaylarını içerir.	Her işlem tek satırda özet olarak gösterilir.
Kullanım Alanı	Genellikle büyük işletmelerde detay analiz için kullanılır.	Tüm işletmeler tarafından kullanılır.
İlişkili Hesap	Tali hesaplar (alt hesaplar) içerir.	Genel hesap kayıtlarını içerir.

Muavin Defter Yerine Kullanılabilecek Alternatif Yöntemler

Muavin defter okuma ve hazırlama dışındaki yöntemleri teker teker inceleyelim.

Muhasebe Yazılımları

Mikro Yazılım gibi muhasebe programları hesap detaylarını otomatik olarak ayrıntılı şekilde izler, böylece manuel deftere ihtiyaç kalmaz.
Özellikler:

• Otomatik hesap takibi
• Borç-alacak dengesi analizi
• Raporlama ve grafik destekleri

ERP Sistemleri (Kurumsal Kaynak Planlaması)

Muhasebe, stok, satış ve diğer süreçlerle entegre çalışarak hesap hareketlerini detaylı izleme imkânı sunar.

Bulut Tabanlı Muhasebe Sistemleri

İnternet üzerinden erişilebilen web tabanlı muhasebe programları ile de ilgili işlemler izlenebilir.

Yevmiye Defteri Detaylandırma

Yevmiye defterinde kullanılan hesap kodları detaylandırılarak, muavin defter ihtiyacı azaltılabilir. Ancak çok hesaplı yapılarda bu yöntem yetersiz kalabilir.