Özlük Dosyası Nedir? Nasıl Hazırlanır? 2025 Güncel Rehber

Özlük dosyası, bir çalışanın işe alımından işten ayrılışına kadar tüm süreçlerini belgeleyen; hem yasal hem de operasyonel açıdan büyük önem taşıyan bir personel dosyasıdır. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca her işveren, çalıştırdığı her işçi için ayrı bir özlük dosyası düzenlemekle yükümlüdür. Peki, 2025 yılı itibarıyla özlük dosyasında neler bulunmalı? Hangi belgeler zorunlu? Ne kadar süre saklanmalı?
Bu kapsamlı rehberde, özlük dosyasına dair tüm soruların yanıtlarını bulabilirsiniz.

Personel Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, çalışanın işe girişinden itibaren tüm özlük bilgilerini, sözleşmelerini, performans değerlendirmelerini, izinlerini ve diğer tüm iş ilişkisindeki belgelerini içeren resmi dosyadır.
İşverenin bu dosyayı tutması, sadece yasal bir gereklilik değil aynı zamanda olası iş davaları ve SGK denetimlerinde kritik bir savunma aracıdır.

Özlük Dosyasını Kimler Hazırlar?

Tüm özel sektör işverenleri istihdam ettikleri her bir çalışan için ayrı ayrı özlük dosyası oluşturmalıdır. Bu yükümlülük;

• Tam zamanlı,
• Yarı zamanlı,
• Sözleşmeli ya da dönemsel fark etmeksizin tüm çalışanları kapsar.

Adım Adım Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Bir özlük dosyasının nasıl hazırlandığını merak edenler için, özlük dosyası hazırlama adımları şöyle:

1. Dosya şekline karar verin: Özlük dosyasını fiziksel mi yoksa dijital mi tutmak istediğinize karar verin.
2. 2. Her personel için ayrı dosya açın: Her çalışan için adı-soyadı ile etiketlenmiş ayrı bir klasör oluşturun. Bu klasörde belgeler kronolojik ve düzenli şekilde saklanmalıdır.
3. Zorunlu evrakları temin edin.
4. Çalışma süresi boyunca oluşacak evrakları dosyaya eklemeyi ihmal etmeyin.
5. Çalışan işten ayrıldığında dosyayı gerekli belgelerle tamamlayın.
6. Her özlük dosyasına özel bir “evrak kontrol formu” hazırlayarak hangi belgelerin eksik olduğunu kolayca takip edebilirsiniz. Bu liste, denetimlerde de işe yarar.

Dijital Özlük Dosyası Hazırlama

2025 yılı itibarıyla dijital özlük dosyası uygulamaları yaygınlaşmıştır. Ancak dikkat edilmesi gereken önemli bir konu; dijital evrakların elektronik imzalı olması veya ıslak imzalı belgelerin taranmış halleri ile birlikte saklanması gerektiğidir.
Dijital sistem kullanan işverenlerin ayrıca KVKK ve kişisel veri güvenliği açısından gerekli önlemleri alması zorunludur.

2025 Güncel Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler

Bu belgeleri üç kategoride inceleyebiliriz:

Zorunlu Belgeler

Bu belgeler şunlardır:

• İşe giriş bildirgesi
• İş sözleşmesi ve varsa ek protokoller
• Nüfus cüzdanı fotokopisi
• Adli sicil kaydı (son 6 ay içinde alınmış)
• İkametgah belgesi (e-Devlet çıktısı geçerlidir)
• Diploma veya mezuniyet belgesi
• 2 adet vesikalık fotoğraf
• Sağlık raporu (işe girişte alınır)
• SGK hizmet dökümü
• Askerlik durum belgesi (erkek çalışanlar için)
• Evli işçiler için evlilik cüzdanı fotokopisi
• Evli işçiler için eşinin ve varsa çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopisi

İş Sürecine Ait Belgeler

Bu belgelere verebileceğimiz örnekler:

• İzin talepleri ve onayları (yıllık, doğum, mazeret vb.)
• Raporlar (istirahat, doğum raporu, vb.)
• Disiplin tutanakları, savunma yazıları
• Performans değerlendirme formları
• Ücret bordroları
• Eğitim katılım belgeleri (örneğin İSG eğitimleri)
• Teslim tutanakları (örneğin KKD – kişisel koruyucu donanım)

Özel Durumlarda Olması Gereken Belgeler

Bu belgeler şöyle özetlenebilir:

Özel Durum	Gerekli Belgeler
Evlenme	- Evlilik cüzdanı fotokopisi - Aile durum bildirimi
Doğum	- Doğum raporu - Doğum izni dilekçesi - Analık izni bordrosu
Vefat (yakın aile)	- Ölüm belgesi - Mazeret izni talep formu
Askerlik	- Terhis belgesi - Askerlik durum belgesi
Engellilik	- Engelli sağlık kurulu raporu - Vergi indirimi dilekçesi (varsa)
Adres değişikliği	- Yeni ikametgâh belgesi - Güncel iletişim bilgileri formu
Banka bilgisi değişikliği	- IBAN güncelleme formu - Banka hesap cüzdanı fotokopisi

Çalışanın İşinin Niteliğine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

Bu belgeleri örneklerle inceleyelim:

Ofis personeli için:

• Bilgisayar kullanım talimatları
• KVKK ve gizlilik sözleşmeleri
• Uzaktan çalışma protokolleri (varsa)

Saha/teknik personel için:

• İş güvenliği eğitim belgeleri
• KKD (kişisel koruyucu donanım) teslim tutanakları
• Araç zimmet formları
• Seyahat/harcırah onayları

Şoför/personel taşıma görevlisi için:

• Ehliyet fotokopisi
• Psikoteknik ve SRC belgesi
• Araç kullanım talimatları

Sağlık sektörü çalışanı için:

• Aşı kayıtları
• Sağlık tarama formları
• Hijyen eğitimi belgeleri

Yönetici ve üst düzey pozisyonlar için:

• Yetki devri belgeleri
• Performans hedef ve değerlendirme dökümleri
• Temsil/yetki sözleşmeleri

İşten Ayrılış Belgeleri

Bu belgeler ise şöyle sıralanabilir:

• İşten ayrılış bildirgesi
• İstifa dilekçesi veya fesih bildirimi
• Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları
• İbraname

Özlük Dosyası Saklama Süresi Ne Kadardır?

Süreleri, aşağıdaki tabloda görebilirsiniz.

Belge Türü	Saklama Süresi
Genel özlük evrakları	En az 10 yıl
Ücret bordrosu ve SGK belgeleri	10 yıl
İş sağlığı ve güvenliği belgeleri	15 – 40 yıl arasında
İbraname ve tazminat belgeleri	En az 10 yıl

Özlük Dosyası Tutmamanın Cezası Nedir?

2025 yılı itibarıyla özlük dosyasını eksiksiz düzenlemeyen işverenler için uygulanacak idari para cezası 21.213 TL’dir.
Mevzuata aykırılık durumlarında SGK tarafından da ayrıca cezalar uygulanabilir.

Personel Özlük Dosyasında En Sık Yapılan Hatalar

Bu hatalar şöyle:

• İş sözleşmesinin yazılı yapılmaması
• Belgelerin ıslak imzasız olması
• Disiplin süreçlerinin yazılı belgelenmemesi
• Güncel eğitimlerin dosyaya eklenmemesi
• İzin formlarının eksik ya da sözlü onayla ilerlemesi

Özlük dosyası, genellikle aşağıdaki durumlarda işveren, denetçi ya da mahkeme tarafından incelenir:

Özlük Dosyası Hangi Durumlarda İncelenir?

Özlük dosyası aşağıdaki durumlarda işveren, denetçi ya da mahkeme tarafından incelenebilir:

• İş müfettişi denetimlerinde: Çalışanların kayıt dışı çalışıp çalışmadığı, belgelerin eksiksiz olup olmadığı kontrol edilir.
• İş kazası sonrası incelemelerde: Eğitim belgeleri, sağlık raporları ve KKD kayıtları incelenerek işverenin sorumluluğu değerlendirilir.
• İşçi-işveren anlaşmazlıklarında (mahkeme süreçleri): İbraname, işten çıkarma gerekçesi, performans kayıtları gibi belgeler delil olarak kullanılır.
• İşten çıkarma veya disiplin işlemlerinde: Savunma tutanakları, ihtar belgeleri ve performans raporları dosyadan kontrol edilir.
• SGK ve vergi denetimlerinde: Ücret bordroları, işe giriş-çıkış belgeleri ve SGK bildirimleri incelenir.

Özlük Dosyasında Bilgi Güncelleme Nasıl Yapılır?

Özlük dosyasında bulunan bilgiler çalışanın iş, kimlik veya iletişim bilgilerinde değişiklik olduğunda güncellenmelidir. Bunun için:

• Çalışandan resmi belge talep edilir: Örneğin adres değişikliği için yeni ikametgah, medeni durum için evlilik cüzdanı fotokopisi.
• Güncel belge dosyaya eklenir: Eski belge çıkarılmaz; üzerine “geçerliliğini yitirmiştir” notu düşülerek saklanmaya devam edilir.
• İK sistemine işlenir: Dijital arşiv kullanılıyorsa ilgili kayıt güncellenir ve değişiklik tarihi not edilir.
• İmza alınır: Yeni bilgilerin doğruluğunun teyidi için çalışandan imzalı beyan formu alınması önerilir.